BTW Dagen

Als ondernemer of werknemer is het verwerken van declaraties een tijdrovende klus. Het is een administratieve handeling die vaak als vervelend wordt ervaren. Toch is het belangrijk om deze taak goed uit te voeren, zodat je niet onnodig geld misloopt. Gelukkig zijn er manieren om het proces van declaraties verwerken te vereenvoudigen en te versnellen. Hieronder volgen vier tips om zo min mogelijk tijd kwijt te zijn aan het verwerken van declaraties.

Maak gebruik van digitale tools

Het handmatig verwerken van declaraties kost veel tijd en is foutgevoelig. Het is daarom aan te raden om gebruik te maken van digitale declaratie software die het proces vereenvoudigen. Er zijn diverse applicaties beschikbaar die het mogelijk maken om declaraties digitaal te verwerken. Zo kun je bijvoorbeeld gebruikmaken van een app waarin je foto’s van bonnetjes en facturen kunt uploaden. Deze worden vervolgens automatisch verwerkt en opgeslagen in de administratie. Dit bespaart niet alleen tijd, maar verkleint ook de kans op fouten.

Maak duidelijke afspraken met medewerkers

Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken met medewerkers over het indienen van declaraties. Zo voorkom je dat er onduidelijkheid ontstaat over welke kosten wel en niet vergoed worden. Zorg er daarom voor dat er een duidelijk declaratiebeleid is en dat dit beleid bekend is bij alle medewerkers. Maak ook afspraken over de termijn waarbinnen declaraties ingediend moeten worden. Op deze manier voorkom je dat er declaraties blijven liggen en dat het verwerken ervan onnodig veel tijd kost.

Automatiseer het goedkeuringsproces

Het goedkeuren van declaraties kan ook veel tijd kosten. Vaak moeten deze eerst worden goedgekeurd door een leidinggevende voordat ze kunnen worden verwerkt. Dit proces kun je ook automatiseren. Zo kun je bijvoorbeeld gebruik maken van een workflow tool waarin het goedkeuringsproces is vastgelegd. De medewerker dient de declaratie in en deze wordt vervolgens automatisch doorgestuurd naar de juiste persoon voor goedkeuring. Op deze manier wordt het proces versneld en voorkom je dat er declaraties blijven liggen.

Maak gebruik van een online boekhoudprogramma

Het indienen van declaraties kan een tijdrovend en ingewikkeld proces zijn, vooral als je veel bonnetjes en facturen moet verwerken. Een online boekhoudprogramma kan echter helpen om dit proces veel gemakkelijker te maken. Bovendien kun je met een online boekhoudprogramma alle financiële gegevens op één centrale locatie opslaan, wat het gemakkelijker maakt om de financiën bij te houden en rapportages te genereren wanneer dat nodig is. Door gebruik te maken van zo’n programma, kun je veel tijd besparen en het declaratieproces aanzienlijk vereenvoudigen.

Elke dag worden er miljoenen berichten verzonden, bestanden gedeeld en gegevens opgeslagen. Dit maakt ons leven gemakkelijker, maar ook kwetsbaarder voor cyberaanvallen. De reden hiervoor is dat we steeds meer afhankelijk zijn van digitale technologieën. Denk aan het internet of things (IoT), waarbij alledaagse objecten zoals koelkasten, lampen of auto’s verbonden zijn met het internet. Om te voorkomen dat u als ondernemer slachtoffer wordt van een cyberaanval, is het belangrijk om een cyber security strategie te implementeren. Hieronder vindt u de redenen waarom dit zo belangrijk is: 

1. Bescherming van gegevens en bestanden

Cyber attacks kunnen leiden tot verlies van gevoelige bedrijfsinformatie, zoals financiële gegevens, personeelsbestanden of strategische plannen. Door een cyber security strategie te implementeren kunt u deze informatie beveiligen en uw onderneming beschermen tegen mogelijke dreigingen. 

2. Vermindering van operationele risico’s

Door een strategie van cyberveiligheid te implementeren verlaagt u het risico dat er iets mis gaat met uw bedrijfsprocessen. Dit zorgt ervoor dat u minder kans heeft op financiële schade en imageverlies doordat cybercriminelen toegang hebben tot de systemen waarop uw bedrijf draait.

3. De kosten van cyberrisico’s 

De cyberaanvallen van vandaag de dag nemen toe, alsmede de hoeveelheid schade die ze veroorzaken. Zonder goede beveiligingsmaatregelen kunnen deze cyberaanvallen elke ondernemer tot enorme schade leiden. En naarmate commerciële infrastructuren meer met elkaar verbonden raken via digitale netwerken, zullen potentiële schadeposten alleen maar hoger oplopen. Bovendien zijn niet alleen financiële verliezen mogelijk, maar ook verlies van bedrijfsreputatie en klantenvertrouwen.

4. Beter begrip van technologische trends

Door cyber security strategieën te volgen, kunt u op de hoogte blijven van recente technologische ontwikkelingen in de industrie. Deze informatie kan vervolgens helpen bij het updaten van bestaande systemen of delen met andere ondernemers om hen te helpen hun cyber-veiligheid te versterken.

5. Juridische verdediging

Als u vanwege onvoldoende beveiliging wordt gehackt, kunt u door uw klanten worden aangeklaagd voor het lekken van hun waardevolle persoonlijke informatie. Advocaten zijn duur en de kosten van rechtszaken kunnen snel uit de hand lopen.

Bovendien kunnen cyberaanvallen de reputatie van een bedrijf schaden omdat ze een grote invloed hebben op de manier waarop mensen tegen een bedrijf aankijken. Hierdoor zullen klanten geleidelijk overstappen en met concurrenten in zee gaan.

Conclusie

Om ervoor te zorgen dat uw bedrijf optimaal beschermd is tegen cyberaanvallen, is het belangrijk om een geschikte cyberveiligheidsstrategie te implementeren. Door deze redenen begrijpt u waarom cyberveiligheid voor ondernemers essentieel is. Zo houdt u uw informatie en bestanden veilig en kunt u de toekomstige groei van uw bedrijf bevorderen.