Als ondernemer of werknemer is het verwerken van declaraties een tijdrovende klus. Het is een administratieve handeling die vaak als vervelend wordt ervaren. Toch is het belangrijk om deze taak goed uit te voeren, zodat je niet onnodig geld misloopt. Gelukkig zijn er manieren om het proces van declaraties verwerken te vereenvoudigen en te versnellen. Hieronder volgen vier tips om zo min mogelijk tijd kwijt te zijn aan het verwerken van declaraties.
Maak gebruik van digitale tools
Het handmatig verwerken van declaraties kost veel tijd en is foutgevoelig. Het is daarom aan te raden om gebruik te maken van digitale declaratie software die het proces vereenvoudigen. Er zijn diverse applicaties beschikbaar die het mogelijk maken om declaraties digitaal te verwerken. Zo kun je bijvoorbeeld gebruikmaken van een app waarin je foto’s van bonnetjes en facturen kunt uploaden. Deze worden vervolgens automatisch verwerkt en opgeslagen in de administratie. Dit bespaart niet alleen tijd, maar verkleint ook de kans op fouten.
Maak duidelijke afspraken met medewerkers
Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken met medewerkers over het indienen van declaraties. Zo voorkom je dat er onduidelijkheid ontstaat over welke kosten wel en niet vergoed worden. Zorg er daarom voor dat er een duidelijk declaratiebeleid is en dat dit beleid bekend is bij alle medewerkers. Maak ook afspraken over de termijn waarbinnen declaraties ingediend moeten worden. Op deze manier voorkom je dat er declaraties blijven liggen en dat het verwerken ervan onnodig veel tijd kost.
Automatiseer het goedkeuringsproces
Het goedkeuren van declaraties kan ook veel tijd kosten. Vaak moeten deze eerst worden goedgekeurd door een leidinggevende voordat ze kunnen worden verwerkt. Dit proces kun je ook automatiseren. Zo kun je bijvoorbeeld gebruik maken van een workflow tool waarin het goedkeuringsproces is vastgelegd. De medewerker dient de declaratie in en deze wordt vervolgens automatisch doorgestuurd naar de juiste persoon voor goedkeuring. Op deze manier wordt het proces versneld en voorkom je dat er declaraties blijven liggen.
Maak gebruik van een online boekhoudprogramma
Het indienen van declaraties kan een tijdrovend en ingewikkeld proces zijn, vooral als je veel bonnetjes en facturen moet verwerken. Een online boekhoudprogramma kan echter helpen om dit proces veel gemakkelijker te maken. Bovendien kun je met een online boekhoudprogramma alle financiële gegevens op één centrale locatie opslaan, wat het gemakkelijker maakt om de financiën bij te houden en rapportages te genereren wanneer dat nodig is. Door gebruik te maken van zo’n programma, kun je veel tijd besparen en het declaratieproces aanzienlijk vereenvoudigen.